En todo trabajo siempre existen los empleados que se denominan de “último minuto”. Estos son empleados que a pesar de sacar adelante su chamba y cumplir al 100% con lo que se les encarga, siempre lo terminan en la fecha y hora límite para hacerlo, es decir, acaban todo a última hora y cuándo más urge que se entregue, no antes.

Como tal esto no es algo malo, ya que al final terminan sacando adelante todo lo que se les encomendó, pero por esta misma razón, la productividad es afectada y esto suele provocar un serio problema al momento de manejar los tiempos y las entregas. Estos empleados son procrastinadores por naturaleza. 

Si hay mucho tiempo disponible se distraen, hacen otras tareas menos prioritarias y terminan entregando siempre todo cuando ya urge.

Podría decirse que estos empleados son el ejemplo perfecto de la Ley de Parkinson: 

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para terminarlo: Cuanto menos tiempo se tiene para realizar una tarea, mayor es el esfuerzo para concluirla. Cuando se tiene más tiempo, menos esfuerzo se realiza para llevarla a cabo.  A esto hay que sumarle que existe una tendencia a procrastinar las tareas y a ocupar el tiempo en otras tareas que distraen del objetivo principal.”

Esto quiere decir que el trabajo se extiende indefinidamente hasta abarcar todo el tiempo disponible para resolverlo. Y también funciona al revés… Como empleado, te aseguras siempre de sacar el trabajo adelante con el tiempo que tienes para entregarlo. No antes y no después. 

Si tienes mayor tiempo disponible, terminarás por tomarte las cosas con calma y es hasta que estás quemado de tiempo y urge el trabajo, que te pondrás a hacerlo y tenerlo listo a tiempo.

La razón de este comportamiento puede atribuirse a flojera o ansiedad de no saber cómo realizar la tarea, pero más importante que entender la razón del porqué sucede, debemos encontrar formas de evitarlo.

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para terminarlo”

Con el fin de ayudar a mejorar la productividad y resultados de estos empleados de último minuto, te traemos algunos consejos que podrían serte de utilidad:

Establece tiempos de entrega más estrictos

Un empleado de último minuto es un procrastinador profesional. Para asegurar que se desempeñe de forma adecuada y no se distraiga demasiado, hay que manejar fechas de entrega y manejar tiempos más estrictos. 

Esto hará que el empleado tenga que concentrarse más en las tareas urgentes, sacarlas adelante y acabarlas antes de la fecha límite que se otorgó. Con un poco más de presión y con una fecha de entrega más estricta, el empleado tendrá que concentrarse en su tarea sin tantas distracciones y será más efectivo que si se le dejara entregar a sus propios tiempos. 

“El empleado tendrá que concentrarse en su tarea sin tantas distracciones”

Cubrir tus fechas con el cliente o el jefe

El cubrir la entrega del empleado por unos cuantos días adicionales puede ayudar en caso de que haya algún retraso o que por las prisas se encuentre hecho el trabajo con errores. Contar con unos cuantos días extras a la fecha de entrega que le pides al empleado te ayudará a encontrar errores, corregirlos y aun así estar a tiempo para entregar correctamente al cliente.

Esto no tiene tanto que ver con el empleado, pero te puede salvar de apuros si sucede algún imprevisto. Dado que tu empleado suele entregar todo con poco tiempo de protección, es muy posible que haya imprevistos o detalles por hacer todo con prisa. Si tú te proteges modificando las fechas de entrega y pidiéndole a tu empleado un poco antes de la fecha real, tendrás un tiempo adicional para corregir cualquier problema o imprevisto que pueda surgir.

“Protégete modificando las fechas de entrega”

Divide las tareas sabiamente

Otra alternativa que se puede tomar para ayudar al empleado a ser más productivo es enseñarle a priorizar sus tareas. Si le enseñas qué parte de su trabajo es crítica para la empresa y qué parte no es tan importante (por decir, es más de talacha), le ayudarás a tomar mejores decisiones al momento de administrar su tiempo y las tareas urgentes que tiene por entregar. 

Esto hará que, aunque termine todas sus tareas en el último minuto, al menos tendrá las más urgentes e importantes listas a tiempo cuando se requieran. Si sabe priorizar de forma correcta podrá dejar las tareas monótonas y que no impactan en la empresa hasta el final. Un empleado que puede dividir su tiempo y sus tareas de forma correcta tendrá mayor probabilidad de entregar todo a tiempo y sacar cualquier pendiente con tiempo de sobra. 

“Aunque termine todas sus tareas en el último minuto, al menos tendrá las más urgentes e importantes listas a tiempo cuando se requieran”

Mantener reuniones innecesarias al mínimo

Es común que dentro de las empresas se organicen meetings o reuniones que se podrían solucionar de forma rápida y sencilla con un simple correo. Estas reuniones le terminan quitando tiempo a los empleados, tiempo que puede ser vital para terminar con las tareas asignadas.

Hay que evitar promover las reuniones innecesarias o descansos demasiado prolongados, ya que esto puede contribuir de forma negativa en la concentración del empleado y hacer que sus tiempos de entrega sean mayores. Normalmente después de desconcentrarse una persona, se tardará en promedio 23 minutos en volver a concentrarse y agarrar ritmo de trabajo.

“Hay que evitar promover las reuniones innecesarias”

Sigue estos consejos y tus empleados serán más productivos y tendrás menos ocasiones donde se entregue el trabajo con prisa y con el tiempo medido. Esto aumentará su productividad y disminuirá el estrés y también posibles horas extras laboradas.