Emprender un negocio comienza por una pasión que se convierte en un objetivo, que para las empresarias y empresarios de este país puede ser una tarea nada sencilla. La falta de cultura financiera en las escuelas y en los hogares se refleja en importantes retos al momento de emprender, gestionar y consolidar un negocio, desde la elección de productos financieros, el proceso de apertura de cuentas, los trámites fiscales y legales, los negocios son un compromiso que requiere tiempo y energía pero que genera una enorme satisfacción al momento de ver materializado el valor que aportamos al mundo.

Los retos de las y los empresarios mexicanos son tan grandes que las estadísticas muestran que en México 8 de cada 10 emprendimientos fracasan en sus primeros dos años de vida, quienes sobreviven son una muestra de constancia y resiliencia que nos lleva a preguntarnos ¿qué hace la diferencia entre aquellos dueños de negocio que tienen éxito y aquellos que fracasan? Si profundizamos en los datos encontraremos que la razón número uno por la que fracasan las empresas en este país tiene que ver con una mala gestión financiera, así como de la falta de planeación y seguimiento a la administración del negocio.

Y es que la tarea administrativa es mucho más sencilla en papel que en la práctica, en las juntas de planeación financiera se presentan proyecciones que cuadran perfectamente en el formato de Excel, pero que al momento de poner en práctica no siempre consigue los objetivos deseados.

Los desafíos de la administración del negocio comienzan desde la alineación de tareas de todos los equipos para perseguir ingresos y utilidades. Gracias al esfuerzo de todas las áreas es que las empresas generan ganancias que, a su vez, permiten generar empleos, pagar a proveedores y cumplir con las obligaciones fiscales, para finalmente obtener utilidades que benefician a los socios, y en general, a la sociedad. 

Cada pieza debe de estar en su lugar para que el negocio funcione y la administración es una pieza medular que permite que el flujo de ingresos - gastos - utilidad continúe para seguir generando valor entre las partes interesadas mejor conocidas como stakeholders. Razones sobran para comenzar a poner manos a la obra y tomar las riendas de la administración de tu negocio y hoy gracias a productos financieros especializados del segmento empresarial, se simplifican las tareas administrativas del día a día, para convertir las metas de la planeación financiera en la realidad del negocio.

Claves para la administración

Hasta el momento no conozco a ninguna persona que haya iniciado un negocio con el objetivo de perder dinero, a pesar de esto, las y los empresarios suelen poner su ganancia como última prioridad. Este error común comienza desde que no se considera el salario del emprendedor(a) como parte de los gastos administrativos u operativos del negocio, lo que deriva en dos desventajas administrativas: la primera de ellas es la frustración que provoca dedicar tiempo a la operación y sentir que el dinero nunca es suficiente; por otro lado, surge un efecto de estancamiento en la expansión y crecimiento del negocio pues al depender al 100% del involucramiento del dueño(a) para funcionar, este no puede enfocarse en generar estrategias, relaciones y valor constante para sus stakeholders. 

No asignar un sueldo operativo, así como no contemplar políticas de reparto de dividendos entre socios, provoca una mezcla entre las finanzas personales de los socios y las finanzas del negocio lo que invariablemente termina por frenar el crecimiento financiero de ambas partes. Una ley de oro para la administración exitosa es no convertir la caja chica del negocio, en la caja chica personal.

De la planeación a la realidad 

Ya hemos hablado de la primera fase del proceso administrativo, la planeación, pero tal vez la parte más complicada se presenta en las fases de organización y control, ¿cómo lograr que la planeación financiera se ejecute en la realidad? A continuación te compartimos algunos puntos clave para implementar el éxito administrativo en tu negocio sin importar el giro o actividad económica:

Cuentas separadas: La forma más práctica para separar las finanzas personales de los socios de las del negocio, es a través de productos financieros especializados del segmento empresarial como la Tarjeta Débito Negocios. Desde esta cuenta, fondeada con recursos propios de la empresa, evitarás el uso de tu tarjeta de crédito o débito personal que terminará mezclando los pagos al final de cada periodo. Estas tarjetas representan múltiples beneficios en cuanto a seguridad, límites y operatividad, hablaremos de ellas más adelante.

Evita anticipos y reembolsos: Los anticipos y reembolsos a colaboradores para resolver los problemas del día a día involucran procesos administrativos largos y complicados, pues dependemos de que cada colaborador guarde y resguarde los tickets para comprobar sus gastos. Posteriormente estos tickets se asignan al área administrativa quienes finalmente deberán de aplicar los procesos internos para generar el reembolso correspondiente. La pérdida de tickets, las facturas emitidas con errores o los excesivos procesos administrativos pueden provocar fugas en la caja chica de la empresa.

Automatización: La tecnología ha presentado varias ventajas a las organizaciones principalmente en cuestiones de automatización, gracias al uso de la banca digital hoy podemos controlar, supervisar y limitar los movimientos financieros del negocio desde una computadora, asignando presupuestos por colaborador y conciliando los ingresos y gastos reales con la información bancaria.

Seguridad en las operaciones: En términos generales, el uso del dinero digital tiene más ventajas que el uso de efectivo pues este último siempre está expuesto a riesgos de robo, pérdida, accidentes físicos como un incendio, o bien, de ser víctimas de la implantación de billetes falsos. Manejar las operaciones financieras del negocio desde un producto digital puede ofrecer seguros contra robo en ATM, suplantación de identidad o incluso contra accidentes, además el administrador puede limitar y controlar los montos de las operaciones desde estas cuentas de débito.

Agilidad: Imagina que tienes una oportunidad única para cerrar un negocio con un excelente proveedor, el pago es urgente pero tu proceso administrativo requiere de formatos y aprobaciones para poder disponer recursos en efectivo que después deberás trasladar hasta las oficinas de tu proveedor. El tiempo y los riesgos de esta operación pueden hacerte perder esta oportunidad de negocio, así que tu nueva visión administrativa debe de orientarse hacia un proceso más ágil, seguro y sencillo.

¿Qué es y para qué sirve una Tarjeta Débito Negocios?

A lo largo de este artículo hemos hablado de un producto especializado que te ayudará a separar las finanzas personales de las de tu negocio, así que en esta ocasión queremos presentarte una opción en concreto que puede ayudarte a generar poderosas estrategias para la administración de tu negocio: Tarjeta Débito Negocios BanBajío Mastercard, a continuación conozcamos sus características para identificar posibles soluciones.

La Tarjeta Débito Negocios BanBajío Mastercard está disponible para empresas de cualquier tamaño; mucho ojo porque esta tarjeta no es dinero adicional ni tampoco un compromiso por pagar como lo sería una tarjeta de crédito, en este tipo de tarjetas de débito, la empresa fondea con recursos propios cuando lo necesite y asigna un plástico (o tarjeta) a las áreas o colaboradores que requieren de estos recursos; por ejemplo, si en el área de compras necesitan comprar cinco televisiones nuevas para la rifa del evento de Navidad, ya no será necesario ejecutar el tradicional proceso administrativo para solicitar anticipos o reembolsos pues con esta tarjeta el administrador podrá fondear el monto exacto del costo de las cinco televisiones y asignar dicha tarjeta al área de compras, quienes al momento de realizar la compra podrán emitir la factura directamente a nombre del negocio. 

Cabe mencionar que la empresa podrá solicitar tantas tarjetas como necesite, e incluso podrá manejar un stock para reposición inmediata en caso de robo o extravío. Esto también supone una ventaja en cuestión de seguridad pues en estas tarjetas se asignan únicamente los recursos necesarios para las finalidades del negocio; esto no representa precisamente un tema de desconfianza hacia los colaboradores, pero sí es un tema de control. 

La Tarjeta Débito Negocios no es un producto de uso exclusivo para el representante legal, esta persona puede ser o asignar a un administrador, ya sea del área de tesorería, administración y/o finanzas, u otro departamento, que será la persona con las facultades de fondear y asignar recursos a todas las tarjetas necesarias desde la banca digital BajioNet. El administrador entonces es la persona que maneja la cuenta de la empresa y quien decide a quién se le puede asignar un plástico, el monto de dicha tarjeta, así como los límites de gastos diarios, lo que lo hace un producto ideal para manejar también el control de viáticos.

En temas de seguridad el administrador tiene control total de la cantidad asignada en cada plástico, así como del plazo para disponer de los recursos y el monto límite de gastos, en el caso de la Tarjeta Débito Negocios BanBajío Mastercard, también incluye seguros para proteger a los usuarios como el de robo en ATM, protección de compra con cobertura de entrega, robo de identidad y protección por muerte accidental, así como para proteger a la empresa en caso de uso indebido de la tarjeta. 

Los beneficios de estos productos financieros especializados son diversos y extensos, lo que los convierten en un poderoso motivo para sumarse a la digitalización financiera, administrar mejor tu negocio y cumplir el sueño de una organización sólida y próspera. Consulta todos los detalles sobre la Tarjeta Débito Negocios BanBajío en bb.com.mx.