“Lo que está corriendo no es el reloj. Lo que corre es nuestra vida.” Sadhguru

El tiempo es el único recurso que tenemos en nuestras vidas que es imposible de recuperar. Necesitamos darle el valor que tiene y sobre todo usarlo de la manera adecuada para que, todas las cosas que queremos hacer no se queden únicamente en intentos.

Cuántas veces no has pensado: ¡No me alcanza el tiempo para nada! Y si ese es tu caso, el día de hoy te traemos la respuesta a esa pregunta y la solución que necesitas para dejar de sentir que el tiempo no es suficiente. Así que no te haremos esperar más y ahora mismo te contaremos, porque es importante que administres tu tiempo en todas las actividades que haces.

¿Por qué el tiempo pasa tan rápido?

A lo largo de nuestras vidas nos hemos percatado de que el tiempo no siempre “pasa” de la misma manera, en ocasiones, cuando hacemos algo que disfrutamos mucho o cuando tenemos mucho trabajo que entregar en una fecha límite, sentimos que el tiempo corre más rápido que nunca y que, aunque el reloj diga que pasó una hora, lo sentimos como si fueran sólo cinco minutos. ¿Te suena esta situación?

Y esto se debe a que existen dos tipos de tiempo, por decirlo de alguna manera, que se relacionan entre sí, el tiempo oficial, que es el que todos seguimos y no importa el lugar en el que te encuentres o el reloj que tengas, una hora siempre será la misma cantidad de tiempo. Y el tiempo subjetivo que es la sensación personal que tenemos de rapidez o lentitud a la que pasan las horas, los minutos o los segundos de acuerdo con lo que estamos viviendo cada uno.

¿Cómo administro mi tiempo?

A pesar de lo subjetivo que pueda ser el tiempo, necesitamos saber que así pasé rápido o lento, no tenemos manera de recuperar el tiempo perdido. Así que la mejor manera de saber que hacemos con nuestro tiempo es administrándolo efectivamente para que, aunque nuestra percepción de la rapidez con la que avanza sea subjetiva, utilicemos el tiempo oficial para programar nuestros pendientes y tareas, logrando los resultados que necesitamos alcanzar en ese periodo de tiempo que tenemos.

Matriz de la administración del tiempo

No hay mejor manera de administrar el tiempo que priorizando las cosas que tenemos que hacer, ya que, en muchas ocasiones nos dedicamos a hacer tareas que no son realmente tan importantes pero que nos quitan demasiado tiempo y sin darnos cuenta, dedicamos nuestra vida a cosas sin importancia que solo nos generan más estrés por la forma en la que nos hacen desperdiciar tiempo y energía.

Para que eso no te suceda, te traemos una herramienta que te ayudará a decidir cuales son las que tareas que necesitas dedicar tiempo y nos referimos a la matriz de Eisenhower.

La matriz de Eisenhower, también conocida como la matriz urgente/importante es una técnica que se utiliza para priorizar tareas pendientes de realizar clasificándolas por el grado de importancia que tiene cada una de ellas, es decir diferenciando las que son realmente urgentes e importantes. Lo que permite poner en práctica una de las frases que se atribuye a Eisenhower:

“Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”

¿Cómo funciona la matriz urgente/importante?

El objetivo de esta matriz además de gestionar el tiempo como te lo hemos mencionado anteriormente, se busca manejar la atención que se le pone cada actividad por el grado de importancia que tiene. Y para poder definirlo, se desarrolla un cuadrante de dos ejes en distintos niveles de importancia y urgencia para definir en cual debe ir la tarea seleccionada.

Es decir, vamos a clasificar las cosas que debemos hacer en: urgentes, no urgentes, importantes y no importantes.

1er Cuadrante: Importante y urgente (¡Hazlo ya!)

Lo que vas a considerar aquí es lo que tienes que hacer en este momento, son las tareas que tienen prioridad sobre las otras. Podemos incluir aquí todas aquellas cosas que necesiten solución inmediata, problemas que requieren una solución rápida o los proyectos que son de mayor importancia para lograr nuestros objetivos, pero que no pueden esperar más para ser realizados. Puedes tomar en cuenta las tareas que se han vuelto críticas como consecuencia del plazo límite que tienes para entregarlas.

Lo que vas a considerar aquí es lo que tienes que hacer en este momento, son las tareas que tienen prioridad sobre las otras. Podemos incluir aquí todas aquellas cosas que necesiten solución inmediata, problemas que requieren una solución rápida o los proyectos que son de mayor importancia para lograr nuestros objetivos, pero que no pueden esperar más para ser realizados. Puedes tomar en cuenta las tareas que se han vuelto críticas como consecuencia del plazo límite que tienes para entregarlas.

2º Cuadrante: Importante y no urgente (Agenda y planifica)

Aquí debemos poner las tareas que, aunque si son importantes, podemos tener un poco más de tiempo para realizarlas y pueden no tener una fecha límite de entrega específica. Son tareas que corresponden a metas a largo plazo y tareas importantes para el desarrollo personal o profesional pero que no se deben ejecutar de manera inmediata. Estas son a las que les has dedicado tiempo y las tienes organizadas.

3er cuadrante: No importante y urgente (¡Delega!)

Hemos llegado a las tareas o actividades rutinarias que haces todos los días y que son urgentes, pero no tienen un nivel de importancia tan alto. Aplican cuando se tiene un enfoque a corto plazo y son tareas que no tienen una planificación previa debido a la naturaleza con la que se presentan. Por ejemplo, las llamadas inesperadas, reuniones de último minuto con clientes, correos electrónicos entre otras. Lo interesante aquí es que, si tienes la posibilidad de delegar a tu equipo de trabajo alguna de estas tareas para que puedas enfocarte en lo realmente importante, ¡aprovéchalo!

4to cuadrante: No importante y no urgente (descarta o deja al final)

Aquí llegamos a las tareas que deberían dejarse de lado o eliminarse de la lista. Son aquellas que en ocasiones hacemos solo por ocio y que, a pesar de su categoría, en ocasiones son necesarias para encontrar un balance entre las obligaciones que tenemos y los momentos de entretenimiento y relajación. Aquí se encuentran cosas como revisar redes sociales, desayunar en la oficina, revisar cosas que no tienen que ver con el trabajo o con la actividad que estamos realizando entre otras. Si bien no es posible quitarlas de nuestro día a día, sirven para identificar cuanto tiempo perdemos en ellas y ver que la clasificación que tienen, en ocasiones nos hace perder mucho tiempo valioso.

Como puedes ver estos cuadrantes te ayudarán a ordenar tus tareas y cumplir tus objetivos de una mejor manera o al menos darte cuenta en que inviertes tu tiempo.

Beneficios de usar la matriz de la administración del tiempo

¿Te das cuenta del potencial que tienes para aprovechar tu tiempo? Si aún no estas de todo convencido de porque deberías comenzar a utilizar esta técnica, déjanos mencionarte algunos beneficios que puedes tener en tu vida al empezar a usar dicha matriz.

• Incrementa la productividad
• Genera mayor eficiencia en la realización de tareas
• Ayuda a organizar el trabajo de la mejor manera
• Te permite concentrarte en las prioridades
• Te genera mayor disciplina, visión y control de tu tiempo

Como puedes ver, organizar tus prioridades es la única manera en la que puedes administrar tu tiempo de una manera correcta, ya que así puedes identificar las cosas a las que más tiempo les dedicas y sobre todo, te da la oportunidad de elegir cómo quieres gastar ese valioso tiempo que tienes en tu vida.

Porque, cada que apliques esta técnica para las cosas que vas a hacer, pensarás dos veces si ver esa temporada completa de la serie que quieres mientras trabajas es buena opción o si mandar correos a todos en lugar de hacer una llamada es una buena forma de ocupar los valiosos minutos que tienes.

¡No desperdicies tu tiempo, adminístralo y elige en que usarlo!