La terminación “titis” en el idioma español hace referencia a una enfermedad, un síndrome o vicio y en esta ocasión platicaremos de un “vicio” bastante común en las empresas mexicanas: la juntitis. Según un artículo de Sloan Management Review del MIT, un ejecutivo promedio pierde alrededor de 23 horas productivas a la semana en reuniones, considerando que el tiempo de trabajo semanal promedio asciende a 48 hrs, pasamos más de la mitad de nuestro horario laboral en juntas.

Dirigir un equipo de trabajo requiere de gestionar el tiempo, la energía y la comunicación entre varias personas, tarea que se dice más sencilla de lo que es. La Asociación Mexicana de Trabajo en Equipo demostró que entre 25% y 50% de las juntas son improductivas, siendo los gerentes y directivos quienes dedican la mayor parte de su tiempo a dichas convocatorias. ¿Te suena familiar?

La percepción de quienes alguna vez hemos estado a nivel operativo es que, la mayoría de estas reuniones son improductivas y nos distraen de nuestras responsabilidades individuales. Seguramente te ha pasado que estás súper concentrado en tus actividades y llega tu compañer@ a avisarte que convocaron a una junta “URGENTE”, no puedes decir que no porque la convocó tu jefe, así que no te queda más que romper la concentración y dirigirte hacia la reunión que no tienes idea de qué se va a tratar o de en qué momento te permitirá retomar tus labores.

El problema de la juntitis no es solamente cuestión de tiempo, es principalmente, un problema de eficiencia; no es que todas las juntas sean malas, sin embargo, algunos estilos de liderazgo arrastran el “vicio” de convocar a juntas para sentir que “todo” está avanzando, cuando muchas veces perder la mitad de tu semana en juntas es precisamente lo que no te permite avanzar.

Síntomas de la juntitis

El primer síntoma para saber si tu organización sufre de juntitis tiene que ver con las juntas no planeadas, esas “juntas urgentes” que causan estrés emocional y en las que se convoca a muchas personas sin un objetivo claro, todos esperando alguna mala noticia pues la “urgencia” pone en alerta al cerebro humano. Esto me lleva al siguiente síntoma, la falta de objetivos en las juntas.

Revisar avances no es un objetivo en sí sino se define el resultado esperado y plazos realistas, si la convocatoria a las juntas es para saber qué fue lo que hiciste el día de ayer estaremos cayendo en la micro-gestión, un concepto negativo del liderazgo que se refiere a un excesivo control sobre las tareas delegadas, cuestionando gestos, formas, comunicación entre otros aspectos que generan una presión innecesaria y el desgaste emocional del equipo. Delegar y confiar en tus colaboradores es uno de los mejores antídotos contra la juntitis, si quieres aprender más al respecto te invitamos a leer La importancia de delegar en tu empresa.

Llegar sin una agenda de puntos a tratar es otro de los errores comunes en la reincidencia de juntas ineficientes, por ejemplo, cuando se convoca a directores o áreas con diversos intereses y egos muy fuertes, y no se tiene claridad en los temas a tratar, dicha reunión termina siendo más un debate que una junta en busca de resultados. No tener claridad en los temas a tratar también provoca que se toquen puntos no previstos que extiendan la reunión por más tiempo del que la fisiología y el cerebro humano pueden soportar.

Otra consecuencia de la falta de claridad en los temas de la agenda es el hecho de convocar a personas no involucradas, es decir, de convocar a personas cuya área o posición nada tiene que ver con el proceso ni el resultado, esta es tal vez la situación más frustrante pues no solamente te distrae o atrasa en tus actividades diarias, sino que también te genera una sensación de “pérdida de tiempo” al ser convocado para algo en lo que no puedes participar.

Finalmente, tener juntas en donde se discutieron muchas ideas y propuestas sin un buen cierre, dejará a los participantes como un barco a la deriva; para esto es importante que, al haber alcanzado los objetivos de la reunión, se generen conclusiones y siguientes pasos para los involucrados, de esta manera evitarás la micro-gestión y comenzarás a trabajar por sprints de trabajo que eliminarán las juntas de tu día a día.

¿Cómo evitar la juntitis?

La juntitis es producto de la incapacidad de tener reuniones efectivas en las organizaciones, así que la mejor manera de evitar este vicio es enfocarte en la eficiencia sobre la recurrencia para organizar el qué hacer, quién lo hace y cuándo esperamos resultados.

Algunos antídotos que te recomendamos para evitar la juntitits son:

• Convoca a una reunión solo cuando exista una razón que lo justifique, antes de hacerlo pregúntate ¿puedo resolver esto con un mensaje o llamada?
• Quien convoca, planifica. Si tú eres la persona que necesita de una junta, planifica el qué hacer, quién lo hace y cuándo esperas el resultado, planea una agenda de trabajo y envíala con anticipación para que los participantes conozcan el objetivo de la reunión y no lleguen con las manos vacías.
• Evita los monólogos. Las juntas en donde solo habla una persona son un monólogo, evita este tipo de juntas pues no cumplen con el objetivo de organizar y construir en equipo, involucra a los participantes en el diseño de la reunión otorgándoles un rol activo.

• Respeta el tiempo y el espacio. Recuerda que todos tenemos compromisos laborales y personales, así que respeta el tiempo apartado en la agenda para dicha reunión y, de ser necesario, programa otra junta. Promueve espacios de respeto con reglas para evitar discusiones, recibir y/o hacer llamadas durante la reunión, consultar correos y salir constantemente. Si tus juntas son virtuales, entonces te recomendamos leer Mejora la comunicación con tus colaboradores en Home Office.
• Toma nota. Lo que no se anota, se olvida, captura los puntos clave y comentarios relevantes que te pueden ayudar durante la ejecución de tus tareas.

Los expertos sugieren que las reuniones de trabajo no deben rebasar los 45 minutos de duración (en medida de lo posible), sabemos que es difícil controlar todos los aspectos que involucra una reunión laboral, sin embargo, la única manera de cambiar la percepción de que las juntas de trabajo son ineficientes, es logrando que sean percibidas como espacios de consenso que generan estrategias empresariales de valor para todos los involucrados.